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Quanto Custa um Funcionário?

Por Bruno Tonetto · Revisado em · Como verificamos

Para quem contrata, o salário é só o começo: FGTS, provisões de 13º e férias e — fora do Simples — INSS patronal, RAT e terceiros levam o custo real a 1,2× a 1,5× o salário antes de qualquer benefício. Calcule o custo mensal e anual do seu caso, verba a verba, e veja de onde vem cada real.

A conta certa começa nas provisões

Um salário de R$ 3.000 custa, todo mês, R$ 250 de 13º (1/12) e R$ 83,33 de 1/3 de férias (1/36) — o mês de férias em si já está nos 12 salários. A base real de encargos é, portanto, R$ 3.333,33 (1,11× o salário), e é sobre ela que incidem FGTS e INSS patronal. Planilha que aplica encargos só sobre o salário erra o custo em ~11% para baixo.

Simples × lucro presumido: os dois multiplicadores

No Simples Nacional (exceto Anexo IV), a contribuição patronal está dentro do DAS: sobram FGTS de 8% sobre a base e as provisões — R$ 3.000 de salário custam R$ 3.600/mês (1,20×). No lucro presumido/real, somam-se INSS patronal de 20%, RAT (~2%) e terceiros/Sistema S (5,8%) sobre a mesma base: R$ 4.526,67/mês (1,51×). A diferença — R$ 926,67 todo mês — é um dos motivos de tanta empresa pequena viver no Simples.

De onde vem o "custa quase o dobro"?

Você já ouviu que "os encargos passam de 100%" — e a conta existe de verdade: é a metodologia clássica do debate do Custo Brasil (José Pastore e entidades empresariais), que soma ~103% de "encargos" sobre o salário. Só que ela responde outra pergunta: quanto custa a hora efetivamente trabalhada, comparada ao salário-hora nominal. Nessa métrica, férias, feriados, DSR e 13º entram como "encargo" — porque são dias pagos em que ninguém trabalha. O DIEESE e o Banco Mundial criticam justamente isso: para o orçamento de quem contrata, essas verbas são salário diferido, não custo extra — o DSR e os feriados já estão dentro do salário mensal que você combinou.

Traduzindo para decisões: para orçar a contratação (quanto sai do caixa por mês), valem os multiplicadores desta calculadora — 1,20× no Simples, 1,51× fora dele. Para precificar a hora vendida de um funcionário (serviços, consultoria, obra), a métrica por hora trabalhada faz sentido — descontando férias, feriados e absenteísmo do denominador, o custo-hora chega mesmo perto do dobro do salário-hora. E o "2×" como regra de bolso de orçamento só se sustenta somando benefícios cheios, provisão de rescisão e custos indiretos: um salário de R$ 3.000 fora do Simples, com R$ 600 de benefícios e a multa provisionada, chega a 1,74× — perto do dobro, mas com cada real explicado.

Contratar é investimento — trate como um

Um funcionário de R$ 3.000 no Simples custa R$ 43.200 por ano. Antes de assinar, vale a mesma análise de qualquer projeto: o retorno esperado cobre o custo? O business case (VPL, payback, ROI) serve exatamente para isso. E se a dúvida é contratar CLT ou um prestador PJ, o outro lado da moeda está em CLT ou PJ — com a ressalva de que PJ com cara de empregado é fraude trabalhista.

Dúvidas comuns

Funcionário custa mesmo o dobro do salário?

Para o caixa mensal, quase nunca: no Simples Nacional os encargos obrigatórios levam o custo a ~1,2× o salário; no lucro presumido/real, ~1,5×. O famoso "quase o dobro" vem de OUTRA conta — a dos ~103% de "encargos" por hora efetivamente trabalhada, que soma férias, feriados, DSR e 13º como se fossem custo extra (veja a seção sobre isso na página). As duas contas respondem perguntas diferentes; para orçar uma contratação, use a desta calculadora.

Por que os encargos incidem também sobre 13º e férias?

Porque 13º e 1/3 de férias são remuneração: sofrem FGTS e INSS patronal como o salário. É o erro mais comum das planilhas caseiras — aplicar os percentuais só sobre o salário e "descobrir" o custo real em dezembro. Aqui as provisões (1/12 de 13º + 1/36 de férias) entram na base desde o mês 1.

O que é RAT e por que varia?

É o seguro de acidente de trabalho: 1%, 2% ou 3% conforme o risco da atividade (CNAE), multiplicado pelo FAP da empresa (0,5 a 2). Escritórios pagam ~1%; construção e transporte, 3%. Só existe fora do Simples.

Empresa do Simples não paga INSS patronal mesmo?

Em regra, não — a contribuição previdenciária patronal está embutida no DAS (exceto o Anexo IV: construção, vigilância e limpeza, que pagam os 20% por fora). É a maior vantagem trabalhista do Simples e o motivo do multiplicador cair para ~1,2×.

Quanto custa demitir?

Além do aviso, o grosso é a multa de 40% do FGTS sobre tudo que foi depositado no contrato. A calculadora tem a opção de provisionar esse custo mês a mês (40% × FGTS ≈ 3,6% do salário) — contabilidade honesta de quem contrata. As verbas completas estão na calculadora de rescisão.

MEI pode contratar funcionário?

Pode — um, recebendo o piso da categoria ou o salário mínimo. O custo segue a lógica do Simples (~1,2×): com salário de R$ 1.621, cerca de R$ 1.950/mês. Para o crédito e as contas do MEI, veja empréstimo para MEI.

Estimativa das regras gerais para empregado urbano mensalista: não inclui verbas variáveis (horas extras, comissões), convenções coletivas, Anexo IV do Simples, contribuições específicas de categoria nem custos indiretos (treinamento, estrutura, turnover). Para fechar a conta da SUA contratação, valide com o contador.